Конференция — наиболее распространенная форма обсуждения различных вопросов между официальными и неофициальными представителями нескольких стран. Обычно они проводятся для обсуждения спорных вопросов или вопросов, интересующих всех участников. Конференции бывают деловыми, научными, политическими, все зависит от интересующей их участников проблематики.
|  |  |
|
При организации конференции следует придерживаться следующих правил: необходимо создать организационный комитет (оргкомитет). Решение всех организационных вопросов, встающих при подготовке конференции находится именно в его компетенции. Подготовку конференции лучше начать не позднее, чем за полгода до времени ее созыва, привлекая как можно большее количество активистов-энтузиастов.
| |
|
Оргкомитет создает свою рабочую группу, которая ведет все текущие дела и, самое главное, переписку с потенциальными участниками. На первом заседании оргкомитета решаются обычно два главных вопроса — кто будет участвовать в конференции и кто будет ее финансировать.
Приглашения на общественную конференцию обычно посылаются не позднее, чем за два-три месяца до ее открытия. Отвечать на полученное приглашение надо во всех случаях, независимо от того, принимаете вы его или нет. Мотивы отказа должны обязательно указываться в ответе (желательно письменном).
Если для участия в конференции приглашены делегации иностранных государств (или других городов), то необходимо подготовить программу пребывания. При этом необходимо учитывать интересы людей, связанные с профилем их работы, целями поездки. Программа предварительно согласовывается с гостями, при этом следует внимание уделить пунктуальности ее выполнения. Всякое отступление от программы будет воспринято гостями, как результат недостаточной готовности принимающей стороны выполнить взятые на себя обязательства.
| |
|
При составлении программы, желательно спланировать ее таким образом, чтобы она была познавательна, но в то же время и интересна. При этом, лучше учитывать профессиональные интересы ее членов. Важно, чтобы уже с первых минут своего пребывания гости почувствовали внимательное, заботливое отношение к себе.
| |
|
Культурные особенности нашей страны и сложившиеся в их рамках традиции при составлении программы международных конференций предусматривают осмотр достопримечательностей, посещение промышленных предприятий или научных учреждений, учебных заведений, а также посещение музеев и театров. Все это время делегацию гостей должны сопровождать руководители или представители соответствующих учреждений.
| |
